VERANDERING VASTLEGGEN

Wat is het?
Wanneer je binnen je organisatie aan het verbeteren en veranderen bent is het belangrijk de verandering te borgen. Door samen met je collega´s afspraken te maken hoe dit gebeurt en wie waar verantwoordelijk voor is, zorg je ervoor dat iedereen bijvoorbeeld weet waar de actuele procesbeschrijvingen te vinden zijn en bij wie ze moeten zijn als ze een verbetervoorstel hebben.

Hoe werkt het?
Deze werkafspraken over het vastleggen van de verandering kan op veel verschillende manieren. Hieronder zie je een voorbeeld van de afspraken op een afdeling over het gebruik van de algemene schijf. Op deze schijf staan o.a. de SIPOC´s en de werkinstructies.

Voorbeeld eenvoudige weergave van beheerprocessen algemene schijf:
Nieuw document
Rol
Activiteiten
Indiener
Verzoeken om nieuw document
Eigenaar, beheerder, change manager, auditeur
Aansturen ontwikkelen document, Reviewen document en instructie, In beheer nemen document, communiceren naar gebruikers
Ontwikkelaar
Ontwikkelen document en gebruikers instructie, Gebruikers ondersteunen bij gebruik
Wijzigen document
Rol
Activiteiten
Indiener
Verzoeken om wijzigen document
Eigenaar, beheerder, change manager, auditeur
Aansturen wijzigen document, Reviewen document en instructie, In beheer nemen document, communiceren naar gebruikers
Ontwikkelaar
Wijzigen document en gebruikers instructie, Gebruikers ondersteunen bij gebruik
Verwijderen document
Rol
Activiteiten
Indiener
Verzoeken om verwijderen document
Eigenaar, beheerder, change manager, auditeur
Aansturen verwijderen document, communiceren naar gebruikers
Ontwikkelaar
Verwijderen document en gebruikers instructie
Auditeren document
Rol
Activiteiten
Eigenaar, beheerder, change manager, auditeur
Auditeren document, eventueel aansturen proces “wijzigen document”
Ontwikkelaar
Ondersteunen bij auditeren document
 

Wat levert het op?
  • Veranderingen worden geborgd
  • Verantwoordelijkheden zijn belegd
  • Als het verbeteren voldoende resultaat heeft opgeleverd kun je de volgende verbetercyclus starten